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La factura electrónica

La comodidad de la factura electrónica

La factura electrónica brinda al usuario una serie de comodidades a la hora de mantener un registro de sus actividades comerciales. Antes de nada es importante saber que una factura es un justificante de prestación de servicios o entrega de bienes, condicionado al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por consiguiente, es una alternativa moderna a la factura en papel de toda la vida, pensada para mayor comodidad del usuarios.

Existen dos tipos de factura electrónica que conviene diferenciar, ambos documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos por redes de comunicación electrónica. La principal diferencia entre las facturas en formato estructurado y las facturas de formato no estructurado es que la primera de ellas facilita su tratamiento autorizado, mientras que el segundo tipo no.

Por lo tanto, las facturas electrónicas con formato estructurado contienen datos específicos y dan la posibilidad de ser generadas automáticamente por sistemas informáticos de facturación, y ser transmitidas de forma igualmente automatizada por los sistemas de contabilidad del receptor.

Las facturas en formato no estructurado constan de una imagen, hecho que implica que su procesamiento requiera una intervención manual que no suele estar autorizada, como por ejemplo el reconocimiento óptico de caracteres. Un ejemplo de factura no estructurada son las facturas en papel escaneadas o los ficheros PDF.

La factura electrónica se está convirtiendo en el común denominador de los justificantes de compra o prestación de servicios, pasando de ser una mera alternativa a una realidad cotidiana. Las principales compañías telefónicas, así como energéticas, ya utilizan este tipo de factura, ofreciendo a sus usuarios la posibilidad de informatizar sus justificantes.

Las ventajas de la factura electrónica

Son muchas las ventajas de pasarse a este tipo de factura, dado que brinda una comodidad muy interesante tanto para el cliente como para el emisor de un bien o servicio. Además, los beneficios económicos derivados de la automatización de este proceso no tienen nada que hacer ante la impresión y envío postal. Por ello, la mejor opción de ahorro son las facturas electrónicas con formato estructurado.

La factura electrónica brinda la posibilidad al usuario de acortar los ciclos de tramitación, cobro incluido, así como reducir errores humanos, facilitar un acceso más rápido, fácil y ágil a las facturas almacenadas y eliminar costes de impresión y envío postal. Se trata de un método muy cómodo a la hora de reducir drásticamente el espacio necesario para el almacenamiento de este tipo de documentos. Como puedes comprobar, los pros de esta nueva forma de facturación son de lo más atractivos.

¿Alguna vez has buscado esa factura que necesitabas por todas partes sin resultado? ¿Estás harto/a de tener la casa llena de papeles desordenados sin ningún tipo de orden o control aparente? La factura electrónica te ahorra un montón de inconvenientes relacionados con este tipo de documentos, mejorando el servicio al cliente, eliminando el consumo de papel y su transporte y evitándote quebraderos de cabeza.

Otra de las grandes ventajas de la factura electrónica es que facilita la lucha contra el fraude, dado que este tipo de documentos gozan de cierta dificultad añadida a la hora de ser falsificados. Además, incluir este tipo de factura en los sistemas informáticos empresariales ayudará a mejorar drásticamente su gestión, así como contribuir al desarrollo de la Sociedad de la Información y a la modernización de la economía.

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Retos de la facturación electrónica

Como cualquier otra medida empresarial que trae consigo una serie de beneficios, la factura electrónica supone a las distintas entidades una serie de retos, ya que los beneficios que ofrece este formato no podrán materializarse si no se superan las trabas que el proceso puede presentar.

El principal reto que nos encontramos a la hora de conseguir que este tipo de factura se haga con el mercado es su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME). Para las grandes compañías el proceso de informatización de las facturas no supone un gran reto, dado que pueden permitírselo, pero para este tipo de negocios, que constituyen el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo, la conversión a este formato de factura supone un verdadero reto.

La implantación en la Administración Pública está sujeta a la aceptación de los ciudadanos, acostumbramos a disponer de las facturas en formato impreso. Que este nuevo tipo de factura se implante totalmente en nuestra sociedad, y sea aceptado por los ciudadanos, es otro de los retos a los que se enfrenta la factura electrónica.

Por último, el principal reto que se nos presenta a la hora de asimilar este nuevo formato de facturación es la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica, dado que ha de permitir su uso tanto dentro como fuera de nuestras fronteras.

Esta serie de retos se han ido asimilando con los años sin suponer demasiado problema al proceso de conversión del sistema de facturación nacional. Tanto las grandes empresas como los pequeños comercios se han interesado por esta nueva modalidad de factura, atendiendo al ahorro que supone y la facilidad de almacenamiento.

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Fecha de publicación: 27-05-2015, 11:31h